أنواع الاجتماعات الإدارية

لا توجد أية شركة إلا وتمارس الإجتماعات كوسيلة تواصل بين أعضاء المنظمة و إداراتها ، وتختلف أنواعها بحسب عدة زوايا نظر . من المفيد أن نعرف نوع الاجتماع الذي نحن بصدده حتى يحقق الغاية المرجوة منه وأن لايعتبر نوعاً من إضاعة الوقت ، فما هي أنواع الاجتماعات في العمل ؟

وفقاً للصلاحية التي تتمتع بها الاجتماعات، ثمة اجتماعات لتقديم توصيات أو اقتراحات، و اجتماعات لاتخاذ قرارات. فرؤساء الإدارات يتخذون القرارات في حين يكون دور الموظفين المنفذين على تقديم المقترحات والتوصيات بشأن المشكلة .

ووفقاً للزمن هناك اجتماعات دورية تعقد في مواعيد محددة و اجتماعات غير دورية. كالاجتماع في نهاية كل اسبوع لمناقشة مبيعات الاسبوع الماضي وهذا اجتماع دوري ، والاجتماع عند دخول مدير جديد الشركة وهو حدث طارئ.

ووفقاً للنظم و الإجراءات المتبعة في الاجتماعات، هناك اجتماعات تلتزم بنظم معينة، كاجتماعات الجمعيات العمومية للشركات المساهمة التي تحدد حق العضو في التصويت و عدد مرات الكلام و الوقت المحدد للحديث و طريقة أخذ الأصوات، و اجتماعات تتحرر من هذه القيود وتكون مفتوحة .

ووفقاً للموقع، ثمة اجتماعات تعقد داخل المنظمة و أخرى خارجها. ويخضع هذا الأمر لأهمية موضوع الاجتماع والوقت اللازم له و الاعضاء المشاركين فيه ، قد يكون الاجتماع خارج المنظمة في مكان عام كالمقهى مثلا لإعطاء مظهر من الأريحية للحاضرين .

ووفقاً للمستوى، هناك اجتماعات تعقد على مستوى عالي كإجتماع مجلس الإدارة و على مستويات أدنى كإجتماع قسمي التسويق و الموارد البشرية أو مستوى أدنى كإجتماع رئيس قسم الإنتاج بالعمال المشغلين .

ووفقاً للرسمية (Formality) هناك اجتماعات رسمية تعقد لبحث قضية معينة أو عدة قضايا تتعلق بسير العمل, و اجتماعات غير رسمية تعقد في مناسبات اجتماعية مختلفة كدعوات الاستقبال أو التوديع أو دعوات تقديم المنح و الهدايا.

و على الرغم من تنوع هذه الاجتماعات و اختلاف تصنيفاتها إلا أنه يمكننا تحديد أكثر الاجتماعات شيوعاً، وهي كالتالي:

1) اجتماع توصيل المعلومات

قبل أن يتخذ المدير قراراً بعقد اجتماع ما لتوصيل بعض المعلومات للعاملين لا بد له من التعرف على البدائل الممكنة لتوصيل هذه المعلومات، مثل التقارير و المنشورات .

فكتابة المذكرات من البدائل السهلة و ذات التكلفة القليلة، و لكنها تثير مشكلة تتعلق بمدى فهم العاملين للمعلومات التي تتضمنها هذه المذكرات.

فإذا ما كان هناك شعور لدى المدير بأن المعلومات المراد توصيلها على هذا النحو لن تفهم إلا إذا قام بشرحها بنفسه أو قام باستخدام المعينات السمعية البصرية لجذب انتباه العاملين لمثل هذه المعلومات، فإنه من الأفضل دعوة المعنيين إلى اجتماع.

2) اجتماع الحصول على المعلومات

إن الهدف من هذا النوع من الاجتماعات هو الحصول على معلومات تتعلق بموضوع معين، و بالرغم من وجود بدائل أخرى أقل تكلفة من تكلفة عقد اجتماع من هذا النوع (كطلب المعلومات اللازمة بشكل كتابي ثم تعريف مختلف الموظفين بآراء بعضهم البعض كتابياً إن كان ذلك ضرورياً) فإن عقد مثل هذا النمط من الاجتماعات يظل أسلوباً مفضلاً لما يتيحه من إمكانية التعرف على أشكال التفاعل الممكنة بين وجهات النظر المختلفة للمجتمعين.

ومن الأمثلة على هذا النوع من الاجتماعات ما يسمى ب “اجتماع العصف الذهني أو عصف الأفكار” ( Brain Storming Meeting) الذي يسمح لجميع الحاضرين بالمشاركة بآرائهم ووجهات نظرهم مهما كانت صغيرة ، مما يساعد على بروز أفكار كثيرة و مختلفة، و هنا يتعين على الرئيس أن يدير الاجتماع بطريقة معينة تتيح لجميع الحاضرين التعبير عن آرائهم و عدم السماح لأي من الأعضاء بالسيطرة على الاجتماع أو تقييد حرية الآخرين في طرح الأفكار.

3) اجتماع حل المشكلات

يستهدف هذا النوع من الاجتماعات التوصل إلى حلول مفضلة و مقبولة لمشكلة معينة، بخاصة إذا كان عنصر قبول الحل من قبل غالبية الأعضاء مسألة مهمة و حاسمة لضمان فعالية التنفيذ، و يلجأ المدير (في الغالب) إلى مثل هذا النوع من الاجتماعات إذا ما تعرضت المنظمة لمشكلة معينة و كان الحل مرتبطاً ارتباطاً وثيقاً بموافقة جميع الموظفين عليه. مثلاً تعرض المنظمة لمشاكل مالية مؤقتة تستدعي خفض التكاليف مؤقتا بالتالي استصدار قرار يمس رواتب جميع العاملين ، ومن الضروري الحصول على قبولهم هذا القرار القاسي حتى لاينعكس الامر سلباً على أدائهم وايضاً من الضروري إعلامهم بأن المشكلة مؤقتة وسوف تعوض المنظمة العاملين .

4) اجتماع تكوين الاتجاهات

إن من البدائل التي يمكن اتباعها لتكوين اتجاهات معينة الدعوة إلى عقد اجتماع لجميع المعنيين بالأمر، أو إجراء لقاءات فردية مع كل موظف على حدة أو الكتابة إليه، و بالرغم من أن لكل بديل من هذه البدائل مزاياه و عيوبه و ظروف استخدامه، فإنه يمكن القول أن الاتصالات الشفاهية تتفوق على الاتصالات الكتابية لما تتيحه من فرص التأثير المباشر للرئيس على الموظفين و إقناعهم بوجهة نظر معينة.

و إذا اختار المدير وسيلة الاتصال الشفوي فعليه أن يختار بين الاتصال الشفوي بصورة فردية أو الاتصال الشفوي بصورة جماعية (اجتماع)، و يكون حينئذ العامل الأساسي في اختيار أي من هاتين الوسيلتين تقدير المدير لمدى فعالية الاتصال الشخصي أو الجماعي في تعديل الأفكار والقناعات والاتجاهات القديمة وتقبل ما هو جديد منها.

5) الاجتماع التوجيهي أو الإرشادي

بالرغم من أن هناك العديد من الأساليب التي يمكن استخدامها لتوجيه العاملين وتحسين مهاراتهم وتوسيع آفاقهم، مثل: قراءة بعض الكتب و المقالات، و التعليم بالمراسلة، و تنظيم برامج التعليم الذاتي، والبعثات الدراسية، فإن اختيار أسلوب دون آخر يرتبط ارتباطاً وثيقاً بمعيار (التكلفة ـ العائد)، وعندها قد تعتبر الاجتماعات إحدى الوسائل الفعالة في تحقيق الأهداف المطلوبة.

6) اجتماع المتابعة و الرقابة

و تتم فيه متابعة ما تم إنجازه من الأعمال، و دراسة أسباب عدم الإنجاز و محاسبة المقصر و المهمل، و تكليف الوحدات المختلفة بأعمال جديدة.

و هكذا حتى يتم إنجاز الخطة المرسومة بصورة جيدة، و لعل الهدف من هذا النوع من الاجتماعات هو إشعار المرؤوسين برقابة الرؤساء ومتابعتهم المستمرة لهم و للعمل كي لا يتهاون المرؤوسون في أداء واجباتهم الوظيفية.

أخيراً ، نجد في الواقع العملي إجتماعات مختطلة إذ تبدأ بغرض ما وشكل ما ، وتمر بأنواع مختلفة لتنتهي بهدف مختلف . وربما هذا خطأ في سلوك المدير منظم الاجتماع ، فالتنظيم ضروري للغاية لتحقيق هدف الاجتماع . واذكر هنا بفلسفة اجتماعات لدى بعض اليابانيين هي عدم وجود كراسي في قاعة الاجتماعات تفادياً لإطالة الوقت والاستراحة . فيتكلمون المختصر المفيد ويرحلون .