من هم سناجب المكاتب ، وهل أنت منهم ؟

بعض الموظفين يتعاملون مع الأوراق كما يتعامل السنجاب مع الأعشاب، حيث يقوم بجمع العيدان والأعشاب ويخزنها للشتاء.

ويستمر بالجمع خلال الشتاء، من اجل الشتاء القادم. هذا النوع من جامعي الورق يرفعون شعار: “قد احتاج لهذا يوماً ما” أو قد يحتاجه أحد ما في مكان ما لسبب ما. ” وتستمر عملية الجمع إلى مالا نهاية ودون هدف منطقي ودون تنظيم.

سناجب المكاتب يجمعون كل شئ. ويصورون كل وثيقة، فهم يحتفظون بقصاصات الصحف ولمجلات التي يقرؤونها. على أمل أن يعودوا لقراءتها يوماً ما. ولكنهم أبداً لا يفعلون، وعندما تسألهم عن الهدف من ذلك، يقولون: “هذه المعلومات هامة جداً، وسنعود يوماً ما ونقرأها كلها. ” وهم بذلك يتناسون أنهم سيجدون كل يوم جديداً يمكنهم قراءته.

هناك نوع آخر من جامعي الأوراق. هؤلاء مصابون بهاجس حب التملك. يشترون كل جديد ويضيفونه إلى مجموعاتهم. ويتفاخرون بحجم المجموعة وقيمها التاريخية، بغض النظر عن قيمتها العملية. وتأخذهم هواجسهم إلى الإغراق في الجمع لذاته ودون أهداف محددة. ومتى ما أضيف شئ جديد إلى مجموعاتهم، فإنه يصبح في حكم الميت، يحفظ في مكانه محنطاً لا يقترب منه أحد، ولا تطوله يد.

وفي عداد الفئة الأخيرة يدخل عشاق الكلمة المطبوعة. أو (سناجب المعلومات) الذين يشترون الكتب والمجلات بلا حساب، ويحتفظون بكل التقارير ويحلمون كل يوم بقراءة كل شئ، ويفكرون دائماً في تثقيف أنفسهم وتطوير مهاراتهم وتحسين ملكاتهم، ولكنهم أمام زخم المعلومات واستمرار تدفقها يصرفون معظم وقتهم في جمع المعلومات التي ينوون قراءتها يوماً ما. ويستمرون على نواياهم. فلا يقرؤون ولا يحزنون.

أفكار لتقليص الأعمال الورقية

١-رتب الأوراق والملفات بطريقة رأسية تساعدك على استرجاع ما تريده منها. التنظيم الأفقي يكدس الأوراق في أكوام تؤدي إلى اختلاطها وضياعها.

٢-استخدام مكتباً بلا أدراج. عادة دس الأوراق في أقرب درج أو وضعها في أي أقرب مكان تؤدي في النهاية إلى شيوع الفوضى وخرق النظام.

٣-ضع في مكتبك سلة كبيرة ترمي فيها الورق الذي تحتار في تصنيفه. فالورق الذي تتردد في تقييمه يكون قليل الفائدة. ولتخرج هذه السلة من كتبك مليئة بالورق كل يوم. وإذا كنت تفكر في شراء المزيد من الدواليب والملفات لحفظ الورق، فالأفضل أن تشتري مزيداً من السلال.

٤-تعامل مع الورق أولاً بأول، وحاول قدر الإمكان أن تتخذ قراراً حاسماً بشان كل ورقة أمسكت بها، ولا تعيدها إلى مكانها وتمسك بغيرها أبداً. بل تخلص منها تبعاً للخيارات المشار إليها سابقاً.

٥-قلص المساحات المتاحة في مكتبك. فكما أن العمل يمتد ليغطي المساحة الزمنية المتاحة، فإن أكوام الورق تمتد أيضاً لتغطي المساحات المكتبية المتاحة.